KI-Beauftragter: Pflicht oder freiwillig? Aufgaben, Qualifizierung und Kosten

Die KI-Verordnung der EU (AI Act) schreibt Unternehmen keinen KI-Beauftragten vor. Pflicht ist etwas anderes: Wer KI im Beruf nutzt, muss nach Artikel 4 Maßnahmen für die KI-Kompetenz seines Personals ergreifen. Beim Datenschutz ist das anders. Dort verlangen die DSGVO und § 38 BDSG in festen Fällen einen Datenschutzbeauftragten. Ein KI-Beauftragter kann trotzdem nützlich sein, als freiwillige Rolle. Dieser Ratgeber erklärt Aufgaben, Abgrenzung, Qualifizierung und Kosten. Er ist keine Rechtsberatung.

Kurz zusammengefasst

• Keine Pflicht: Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 kennt keine Rolle „KI-Beauftragter“. Auch die Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 und das deutsche KI-MIG schreiben sie nicht vor (Stand: 19.10.2026).
• Pflicht ist KI-Kompetenz: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals. Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025, in geänderter Fassung seit dem 27. Juli 2026.
• Behörden sagen dasselbe: Laut EU-Kommission und Bundesnetzagentur verlangt Artikel 4 keinen KI-Beauftragten.
• Hochrisiko-KI: Betreiber übertragen die menschliche Aufsicht an Personen mit Kompetenz, Ausbildung und Befugnis. Diese Pflicht gilt ab dem 2. Dezember 2027 oder ab dem 2. August 2028.
• Datenschutzbeauftragter: Er ist zum Beispiel Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten (§ 38 BDSG).
• Kurse: IHKs, TÜV-Gesellschaften und die DEKRA Akademie bieten Lehrgänge an. Die Kurse, deren Anbieterseiten wir am 19.10.2026 ausgewertet haben, kosten 2.450 bis 2.590 Euro, bei den TÜV-Kursen zuzüglich Mehrwertsteuer.

Was das Gesetz verlangt – und was nicht

Die KI-Verordnung gilt nach Artikel 2 unter anderem für Anbieter, Betreiber, Einführer und Händler von KI-Systemen. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet. Die rein private Nutzung macht niemanden zum Betreiber. Ein Betrieb, der einen KI-Assistenten für Angebote nutzt, ist also in der Regel Betreiber.

Wir haben die KI-Verordnung und die Änderungsverordnung 2026/1744 durchsucht. Eine Pflicht, einen KI-Beauftragten zu benennen, steht in keinem der beiden Texte. Auch das deutsche Durchführungsgesetz KI-MIG enthält keine solche Pflicht.

Zwei Stellen sagen das ausdrücklich:

• Die EU-Kommission beantwortet in ihren FAQ zur KI-Kompetenz die Frage, ob ein „AI Officer“ wie im Datenschutz nötig ist. Ihre Antwort: Nein, für Artikel 4 ist keine bestimmte Governance-Struktur vorgeschrieben.
• Die Bundesnetzagentur listet auf, was für Artikel 4 nicht vorgeschrieben ist. Dazu zählt sie „die Einführung eines KI-Beauftragten“.

Diese Pflichten nennt die KI-Verordnung unter anderem für Unternehmen. Keine davon verlangt eine Stelle mit dem Titel KI-Beauftragter:

Die Pflichten treffen immer das Unternehmen als Anbieter oder Betreiber. Wie Sie die Aufgaben intern verteilen, entscheiden Sie selbst. Artikel 26 Absatz 3 betont für die menschliche Aufsicht sogar die Freiheit der Betreiber, ihre eigenen Ressourcen zu organisieren.

Ob ein System hochriskant ist, prüfen Sie im Einzelfall. Ein Beispiel aus Anhang III ist KI, die Bewerbungen sichtet oder filtert (Nummer 4).

Der Unterschied zum Datenschutzbeauftragten

Beim Datenschutz regelt das Gesetz die Rolle selbst. Nach Artikel 37 Absatz 1 DSGVO brauchen Sie einen Datenschutzbeauftragten, wenn:

• eine Behörde oder öffentliche Stelle die Daten verarbeitet,
• Ihre Kerntätigkeit eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von Personen erfordert, oder
• Ihre Kerntätigkeit die umfangreiche Verarbeitung besonderer Daten ist, etwa Gesundheitsdaten oder Daten über Straftaten.

§ 38 Absatz 1 BDSG ergänzt das für Deutschland. Ein Datenschutzbeauftragter ist Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Zahl gilt die Pflicht bei Verarbeitungen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung brauchen. Sie gilt auch, wenn Sie Daten geschäftsmäßig zur Übermittlung oder für Markt- und Meinungsforschung verarbeiten.

„KI-Beauftragter“ und „KI-Manager“ sind dagegen keine Rechtsbegriffe. Die IHKs nutzen sie für verschiedene Lehrgänge. Die IHK Rhein-Neckar ordnet den KI-Manager (IHK) dem Bereich KI-Strategie und Transformation zu. Die betriebliche KI-Beauftragte (IHK) soll laut IHK KI-Anwendungen sicher und rechtskonform steuern, Risiken bewerten und KI-Governance umsetzen.

Welche Aufgaben ein KI-Beauftragter übernehmen kann

Das Gesetz legt keine Aufgaben für einen KI-Beauftragten fest. Diese Liste ist ein Vorschlag. Sie folgt den Pflichten oben.

1. KI-Register führen: Welche Tools nutzt Ihr Team, wofür und mit welchen Daten? Ist Ihr Unternehmen Anbieter oder Betreiber?
2. KI-Richtlinie schreiben und pflegen: Welche Tools sind freigegeben? Welche Daten dürfen hinein? Wer prüft die Ergebnisse? Mehr dazu im Ratgeber KI-Richtlinie für Unternehmen.
3. KI-Kompetenz organisieren: Schulungen, Einweisungen und Leitfäden planen und festhalten. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, diese Maßnahmen gut zu dokumentieren. Details stehen im Ratgeber KI-Schulungspflicht nach dem AI Act.
4. Neue Anwendungen prüfen: Die EU-Kommission beschreibt vier Risikostufen: unannehmbares Risiko, hohes Risiko, Transparenzrisiko und minimales oder kein Risiko. Verbotene Praktiken stehen in Artikel 5. Für Transparenz gelten Pflichten nach Artikel 50, siehe KI-Kennzeichnungspflicht. Datenschutzfragen klären Sie mit dem Datenschutzbeauftragten.
5. Ansprechpartner sein: für Beschäftigte, Betriebsrat, Anbieter und Behörden. In Deutschland ist meist die Bundesnetzagentur die Aufsichtsbehörde (§ 2 Absatz 1 KI-MIG). Für einige Bereiche sind andere Behörden zuständig.
6. Änderungen verfolgen: Gesetz, Leitlinien und Tools ändern sich. Die KI-Verordnung wurde im Juli 2026 bereits geändert.

Intern oder extern? Eine Entscheidungshilfe

Die Tabelle ist eine Orientierung, keine gesetzliche Vorgabe. Entscheidend sind die Zahl der Tools, die Risiken und das Wissen im eigenen Haus.

Externe Hilfe lohnt sich oft unabhängig von der Größe, wenn:

• Ihr Unternehmen ein KI-System anbietet, es also entwickelt und unter eigenem Namen vertreibt oder selbst in Betrieb nimmt,
• ein System hochriskant sein kann, zum Beispiel in der Personalauswahl,
• im Haus niemand Zeit oder Fachwissen für die Rolle hat.

Ein externer KI-Beauftragter kennt Ihren Betrieb weniger gut. Legen Sie deshalb eine interne Kontaktperson fest. Regeln Sie schriftlich, welche Aufgaben der Dienstleister übernimmt und welche bei Ihnen bleiben.

Darf der Datenschutzbeauftragte KI-Beauftragter sein?

Ja, das ist möglich. Nach Artikel 38 Absatz 6 DSGVO darf der Datenschutzbeauftragte andere Aufgaben übernehmen. Das Unternehmen muss aber sicherstellen, dass dabei kein Interessenkonflikt entsteht. Für die Kombination spricht: Der Datenschutzbeauftragte kennt die Datenflüsse. KI-Anwendungen verarbeiten oft personenbezogene Daten.

Prüfen Sie vor der Benennung diese Punkte:

• Kontrolle eigener Entscheidungen: Ein KI-Beauftragter gibt oft Tools frei oder legt Regeln fest. Als Datenschutzbeauftragter müsste dieselbe Person diese Entscheidung später überwachen. Hier kann ein Interessenkonflikt entstehen.
• Weisungsfreiheit: Bei seinen Datenschutzaufgaben erhält der Datenschutzbeauftragte keine Anweisungen (Artikel 38 Absatz 3). Für die Aufgaben als KI-Beauftragter gilt das nicht von selbst. Trennen Sie die beiden Rollen deshalb klar.
• Zeit: Beide Rollen brauchen Zeit. Planen Sie das Budget getrennt.
• Externer Datenschutzbeauftragter: Prüfen Sie, ob sein Vertrag die KI-Aufgaben abdeckt.

Eine mögliche Lösung: Der Datenschutzbeauftragte berät zu KI, entscheidet aber nicht über den Einsatz. Die Entscheidung trifft die Geschäftsführung oder eine andere Person. Halten Sie Ihre Prüfung des Interessenkonflikts schriftlich fest.

Qualifizierung: Kurse von IHK, TÜV und DEKRA

Für KI-Beauftragte schreibt das Gesetz keine Ausbildung und kein Zertifikat vor. Ein Kurs kann aber das nötige Wissen bündeln. Wir haben am 19.10.2026 die Seiten einiger Anbieter geprüft:

Was Sie dazu wissen sollten:

• IHK: Den Lehrgang „Betrieblicher KI-Beauftragter (IHK)“ bieten mehrere IHKs an. Preise und Termine können sich unterscheiden.
• TÜV: Kurse mit „TÜV“ im Namen kommen von verschiedenen Gesellschaften. Inhalte, Voraussetzungen und Prüfungen unterscheiden sich. TÜV Thüringen verlangt zum Beispiel eine Berufsausbildung, zwei Jahre Berufserfahrung und KI-Grundkenntnisse.
• DEKRA: Der Lehrgang ist deutlich länger. Er enthält auch Grundlagen zu digitalem Lernen, KI, Datenmanagement und Datenschutz. Als Zielgruppe nennt die Seite unter anderem Beschäftigte, Berufsrückkehrende und Arbeitsuchende.
• Zertifikat: Es zeigt Wissen, ist aber keine gesetzliche Voraussetzung. Seien Sie vorsichtig bei Angeboten, die ein Pflichtzertifikat versprechen.

Ihr Team braucht meist keinen Lehrgang dieser Länge. Für Mitarbeitende passen oft kürzere Formate. Eine Übersicht bietet die Seite KI-Schulung für Unternehmen.

Was kostet ein externer KI-Beauftragter?

Für externe KI-Beauftragte gibt es keine Preisliste und keine Gebührenordnung. Wir nennen deshalb keine Marktpreise. Diese Punkte bestimmen den Preis:

1. Zahl der Tools und Nutzer: Mehr Anwendungen bedeuten mehr Register-, Prüf- und Schulungsarbeit.
2. Rolle: Als Anbieter haben Sie mehr Pflichten als als Betreiber.
3. Risiko: Hochrisiko-Anwendungen brauchen mehr Prüfung und Dokumentation.
4. Aufbau oder Betreuung: Register und Richtlinie zu Beginn sind ein Projekt. Die laufende Betreuung ist eine Dauerleistung.
5. Schulungen: Prüfen Sie, ob Schulungen im Preis enthalten sind.
6. Erreichbarkeit: Feste Sprechzeiten und Vor-Ort-Termine kosten mehr als Termine nach Bedarf.
7. Kombination mit Datenschutz: Übernimmt dieselbe Firma auch den Datenschutz, klären Sie die Abgrenzung im Vertrag.

Fragen Sie, ob der Anbieter pauschal pro Monat oder nach Aufwand abrechnet. Lassen Sie sich Leistungen, Stunden und Laufzeit schriftlich nennen. Mehr zu Angeboten und Kostentreibern steht im Ratgeber Was kostet KI-Beratung?.

Zur Förderung: Die BAFA-Förderung für Unternehmensberatungen gilt nur für in sich abgeschlossene Einzelberatungen. Beratungen, die überwiegend Rechtsfragen behandeln, fördert sie nicht. Eine laufende Betreuung ist keine abgeschlossene Einzelberatung. Anträge sind bis zum 31.12.2026 möglich.

Firmen mit Schwerpunkt KI-Governance und AI Act finden Sie im Bereich KI-Governance und AI Act. Alle Einträge zeigt das Verzeichnis der KI-Berater.

Häufige Fragen zum KI-Beauftragten

Ist ein KI-Beauftragter Pflicht?

Nein. Weder die KI-Verordnung der EU noch das deutsche KI-MIG schreiben einen KI-Beauftragten vor. Pflicht ist nach Artikel 4, Maßnahmen für die KI-Kompetenz des Personals zu ergreifen. Die EU-Kommission und die Bundesnetzagentur sagen ausdrücklich, dass dafür kein KI-Beauftragter nötig ist.

Für wen gilt die KI-Verordnung?

Sie gilt nach Artikel 2 unter anderem für Anbieter, Betreiber, Einführer und Händler von KI-Systemen. Betreiber ist jedes Unternehmen, das ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, zum Beispiel einen Textassistenten im Büro. Die rein private Nutzung macht niemanden zum Betreiber.

Kann der Datenschutzbeauftragte auch KI-Beauftragter sein?

Ja. Nach Artikel 38 Absatz 6 DSGVO darf der Datenschutzbeauftragte andere Aufgaben übernehmen, wenn kein Interessenkonflikt entsteht. Ein Konflikt kann entstehen, wenn dieselbe Person KI-Tools freigibt und diese Entscheidung später als Datenschutzbeauftragter überwacht. Trennen Sie deshalb Beratung und Entscheidung und halten Sie Ihre Prüfung schriftlich fest.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Beauftragtem und KI-Manager?

Beide Begriffe stehen nicht im Gesetz. Der KI-Beauftragte kümmert sich um die sichere und regelkonforme Nutzung: Register, Richtlinie, Schulung und Risikoprüfung. Der KI-Manager plant Strategie, Anwendungsfälle und Umsetzung. So unterscheidet auch die IHK Rhein-Neckar ihre Lehrgänge.

Welche Schulung braucht ein KI-Beauftragter?

Das Gesetz schreibt für KI-Beauftragte keine Schulung und kein Zertifikat vor. IHKs, TÜV-Gesellschaften und die DEKRA Akademie bieten Lehrgänge an. Diese Kurse reichen von 24 Unterrichtseinheiten oder Seminarstunden bei den TÜV-Kursen bis zu 272 Unterrichtseinheiten bei der DEKRA Akademie (Stand: 19.10.2026).

Wie viel kostet eine Schulung zum KI-Beauftragten?

Die Kurse, deren Anbieterseiten wir am 19.10.2026 ausgewertet haben, kosten 2.450 bis 2.590 Euro, bei den TÜV-Kursen zuzüglich Mehrwertsteuer. TÜV Thüringen nennt 2.450 Euro netto mit Prüfung, TÜV Rheinland ab 2.555 Euro netto. Die IHK Bodensee-Oberschwaben nennt 2.590 Euro für ihren Online-Lehrgang.

Was kostet ein externer KI-Beauftragter?

Dafür gibt es keine Preisliste und keine Gebührenordnung. Der Preis hängt vor allem von der Zahl der Tools, vom Risiko der Anwendungen und vom Umfang der Betreuung ab. Fragen Sie nach einem schriftlichen Angebot mit Leistungen, Stunden und Abrechnungsart.

Welche Risikostufen kennt der AI Act?

Die EU-Kommission beschreibt vier Stufen: unannehmbares Risiko, hohes Risiko, Transparenzrisiko und minimales oder kein Risiko. Verbotene Praktiken stehen in Artikel 5 der KI-Verordnung. Für Transparenz gelten Pflichten nach Artikel 50, etwa die Offenlegung von Deepfakes.

Hinweis: Dieser Ratgeber beschreibt den Rechtsstand vom 19.10.2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Kursdaten und Preise stammen von den Seiten der Anbieter, Stand 19.10.2026. Wir prüfen den Ratgeber spätestens am 04.01.2027 erneut.