KI in der Steuerberatung: Einsatz, Grenzen und Berufsrecht für Kanzleien

KI in der Steuerberatung ist erlaubt, solange die Kanzlei Verschwiegenheit, Datenschutz und Berufsrecht wahrt. KI kann Routinearbeit bei Belegen, Recherche und Entwürfen abnehmen, die fachliche Entscheidung trifft aber weiter der Steuerberater (§ 57 Abs. 1 StBerG). Dieser Ratgeber zeigt Einsatzfelder und die Pflichten aus Berufsrecht, DSGVO und KI-Verordnung. Er enthält eine Checkliste für KI-Anbieter und einen kürzeren Teil zu Anwaltskanzleien. Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.

Kurz zusammengefasst

• Erlaubt, aber keine Pflicht: Laut Bundessteuerberaterkammer (BStBK) ist KI in der Steuerberatung zulässig. Eine rechtliche Pflicht zur Nutzung gibt es nicht.
• Verantwortung bleibt: Laut BStBK muss eine fachkundige Person jedes KI-Ergebnis prüfen. Zumindest bei wichtigen Arbeitsergebnissen empfiehlt die BStBK das Vier-Augen-Prinzip.
• Verschwiegenheit: Ein KI-Anbieter darf Mandantengeheimnisse nur sehen, soweit die Dienstleistung das erfordert. Die Kanzlei wählt ihn sorgfältig aus und verpflichtet ihn in einem Vertrag in Textform zur Verschwiegenheit. Im Ausland muss der Geheimnisschutz grundsätzlich vergleichbar sein (§ 62a StBerG). Dient der Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat, muss zusätzlich der Mandant einwilligen.
• Frei zugängliche KI-Dienste: Ohne Einwilligung und ohne Vertrag nach § 62a StBerG gehören laut BStBK keine Angaben in den Prompt, die Rückschlüsse auf Mandanten zulassen.
• KI-Verordnung: Eine Kanzlei, die ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet, ist Betreiber (Art. 3 Nr. 4). Sie ergreift Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Teams (Art. 4, geänderte Fassung seit 27. Juli 2026).
• Gesetzlicher Vorbehalt: Geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen dürfen nur gesetzlich befugte Personen und Gesellschaften leisten, etwa Steuerberater (§§ 2, 3 und 5 StBerG).
• Förderung (Stand: Oktober 2026): Die BAFA-Beratungsförderung schließt Steuerberater, Rechtsanwälte und andere beratende Berufe aus. Den KfW ERP-Förderkredit Digitalisierung können auch Freiberufler beantragen.

Wo KI in der Steuerkanzlei hilft

Am 1. Januar 2026 gab es laut Berufsstatistik der BStBK 53.932 Steuerberaterpraxen ohne weitere Beratungsstellen. Gerade kleine Kanzleien können laut BStBK von KI profitieren. Die BStBK nennt diese Einsatzfelder:

Drei Arten von KI-Werkzeugen

Die Pflicht zur sorgfältigen Auswahl eines Dienstleisters trifft die Kanzlei (§ 62a Abs. 2 StBerG).

Grenzen: Was das Berufsrecht verlangt

Steuerberater üben ihren Beruf unabhängig, eigenverantwortlich, gewissenhaft und verschwiegen aus (§ 57 Abs. 1 StBerG). Diese Pflichten sind laut BStBK technologieneutral, gelten also auch beim KI-Einsatz.

Vier-Augen-Prinzip: Die BStBK nennt es auch im KI-Zeitalter essenziell. Je größer die Tragweite eines Ergebnisses, desto gründlicher die Prüfung, etwa bei einem Schriftsatz an die Finanzbehörde.

Haftung: Laut BStBK haftet der Steuerberater gegenüber dem Mandanten auch für Fehler aus der KI. Nach Einschätzung der BStBK deckt die Berufshaftpflichtversicherung solche Fehler in der Regel. Maßgeblich sind aber die Versicherungsbedingungen.

Private KI-Konten: Die BStBK hält private KI für dienstliche Zwecke für unzulässig. Stellen Sie Kanzleikonten bereit.

Information der Mandanten: Eine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht dazu besteht laut BStBK derzeit nicht. Fließen personenbezogene Mandantendaten an einen KI-Dienst, ist aber datenschutzrechtlich eine Information nötig, etwa in der Datenschutzerklärung.

Verschwiegenheit: Wann Mandantendaten in ein KI-Tool dürfen

Wer als Steuerberater ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, macht sich strafbar. Es droht Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe (§ 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB). Geschützt sind auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Anders als die DSGVO schützt die Verschwiegenheit laut BStBK also auch Daten, die keine natürlichen Personen betreffen, etwa die einer GmbH.

Für KI-Anbieter gilt § 62a StBerG. Praktisch gibt es zwei Wege, in einem Fall kommt die Einwilligung hinzu:

Wann ein KI-Dienst „unmittelbar einem einzelnen Mandat“ dient, ist laut BStBK nicht zweifelsfrei geklärt. Die BStBK rät deshalb: Holen Sie vor der Eingabe sensibler Mandantendaten eine Einwilligung ein. Sonst anonymisieren oder pseudonymisieren Sie die Daten. Prüfen Sie jede hochgeladene Seite auf Name, Adresse und Steuernummer.

Dienstleister verpflichten: Steuerberater dürfen Geheimnisse an Personen weitergeben, die an ihrer Tätigkeit mitwirken, soweit das erforderlich ist (§ 203 Abs. 3 StGB). Strafbar ist aber auch, wer eine solche Person nicht zur Geheimhaltung verpflichtet hat, wenn diese ein Geheimnis dann unbefugt offenbart (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB).

Datenschutz: DSGVO neben dem Berufsrecht

Die Regeln zum Datenschutz gelten zusätzlich zur Verschwiegenheit (§ 62a Abs. 8 StBerG). Die DSGVO schützt Angaben zu natürlichen Personen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Verarbeitet ein KI-Anbieter solche Daten im Auftrag der Kanzlei, darf sie nur mit Anbietern arbeiten, die hinreichende Garantien bieten (Art. 28 Abs. 1 DSGVO). Grundlage ist in der Regel ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO.

Die BStBK nennt außerdem:

• eine Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung, etwa die Erfüllung des Mandatsvertrags
• einen Hinweis auf KI-Tools in der Datenschutzinformation für Mandanten
• eine Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn ein hohes Risiko nicht auszuschließen ist. Art. 35 DSGVO verlangt sie bei voraussichtlich hohem Risiko. Bei KI ist das laut BStBK vielfach der Fall.
• Anbieter mit Rechenzentren in der EU bevorzugen

Mehr dazu im Ratgeber KI und Datenschutz.

KI-Verordnung: Was für Kanzleien gilt

Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689, kurz AI Act, unterscheidet Rollen. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet, außer rein privat (Art. 3 Nr. 4). Laut BStBK und Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) sind Steuerberater und Rechtsanwälte, die KI in der Kanzlei nutzen, in der Regel Betreiber.

• KI-Kompetenz: Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen (Art. 4). Seit dem 27. Juli 2026 gilt eine geänderte Fassung aus der Verordnung (EU) 2026/1744. Ein bestimmtes Niveau müssen Kanzleien für niemanden garantieren. Die FAQ der BStBK (Rechtsstand Juli 2025) und die Hinweise der BRAK (Stand Dezember 2024) zitieren noch die frühere Fassung. Details: KI-Schulungspflicht nach dem AI Act.
• Chatbots für Mandanten: Seit dem 2. August 2026 müssen Menschen spätestens beim ersten Kontakt erfahren, dass sie mit einer KI interagieren, außer das ist offensichtlich (Art. 50 Abs. 1 und 5). Die Pflicht trifft den Anbieter. Das ist auch Ihre Kanzlei, wenn sie den Bot entwickeln lässt und unter eigenem Namen in Betrieb nimmt (Art. 3 Nr. 3). Mehr: KI-Kennzeichnungspflicht.
• Veröffentlichte Texte: KI-Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, brauchen einen Hinweis. Er entfällt, wenn ein Mensch den Text geprüft hat und jemand die redaktionelle Verantwortung trägt (Art. 50 Abs. 4).
• Hochrisiko: Recherche, Buchhaltungshilfe und Texte fallen laut BStBK in der Regel nicht unter die Hochrisiko-Kategorien. Der Bereich Rechtspflege in Anhang III Nr. 8 betrifft laut BRAK Justizbehörden, nicht die Anwaltschaft.

Werden Steuerberater durch KI ersetzt?

Das Gesetz setzt dafür Grenzen. Hilfeleistung in Steuersachen ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert (§ 2 Abs. 2 StBerG). Geschäftsmäßig dürfen sie nur befugte Personen und Vereinigungen leisten (§ 2 Abs. 1). Unbeschränkt befugt sind nach § 3 unter anderem Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer sowie bestimmte Berufsausübungsgesellschaften. Andere dürfen nicht oder nur im Rahmen einer begrenzten Befugnis geschäftsmäßig Hilfe in Steuersachen leisten (§ 5 Abs. 1).

Mechanische Arbeitsgänge bei der Buchführung gelten nicht als Hilfeleistung in Steuersachen. Das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen fallen aber nicht unter diese Ausnahme (§ 2 Abs. 3 StBerG).

Auch die BStBK erwartet keinen Ersatz. KI wird laut BStBK mehr Routineaufgaben übernehmen. Bei komplexen Fragen, individueller Beratung und in der persönlichen Mandantenbeziehung bleibe der Steuerberater nötig.

Für Rechtsfragen gilt das Rechtsdienstleistungsgesetz. Rechtsdienstleistung ist jede Tätigkeit in konkreten fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert (§ 2 Abs. 1 RDG). Außergerichtliche Rechtsdienstleistungen darf selbständig nur erbringen, wem das RDG oder ein anderes Gesetz das erlaubt (§ 3 RDG). Der Bundesgerichtshof hat am 9. September 2021 entschieden, dass ein Fachverlag einen digitalen Vertragsgenerator betreiben darf (I ZR 113/20). Der Generator nutzt Fragen, Antworten und vorformulierte Klauseln für typische Fälle. Laut BGH wird der Verlag damit nicht in einer konkreten Angelegenheit des Nutzers tätig. Wie bei einem Formularhandbuch bleiben die individuellen Verhältnisse des Nutzers unberücksichtigt. Unsere Einordnung: Die Pressemitteilung betrifft einen regelbasierten Generator. Zu KI-Systemen, die einen Einzelfall frei prüfen, äußert sie sich nicht.

Anwaltskanzleien: Was BRAO und BRAK verlangen

Für Rechtsanwälte gelten ähnliche Regeln. Die BRAK hat Hinweise zum KI-Einsatz herausgegeben, Stand Dezember 2024. Sie haben laut BRAK nur empfehlenden Charakter.

• Endkontrolle: Rechtsanwälte üben ihren Beruf gewissenhaft aus (§ 43 BRAO). Laut BRAK ist deshalb eine eigenverantwortliche Überprüfung und Endkontrolle der KI-Ergebnisse nötig. Setzt die Kanzlei KI gegenüber Mandanten ein, etwa als Chatbot zur Mandatsaufnahme, gilt ein höherer Sorgfaltsmaßstab.
• Verschwiegenheit: Sie umfasst alles, was dem Anwalt in Ausübung seines Berufs bekannt geworden ist (§ 43a Abs. 2 BRAO). Laut BRAK gehören auch Mandantennamen und die Tatsache eines Mandats dazu.
• Dienstleister: § 43e BRAO stellt dieselben Bedingungen wie § 62a StBerG: Erforderlichkeit, sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform, vergleichbarer Schutz im Ausland, Einwilligung bei Diensten für ein einzelnes Mandat.
• Kontext zählt: Namen und Anschriften zu entfernen reicht laut BRAK regelmäßig nicht, wenn sich das Mandat aus dem Zusammenhang ergibt.
• Information: Eine berufsrechtliche Pflicht, Mandanten über KI zu informieren, sieht die BRAK derzeit nicht. Pflichten können sich aber aus dem Vertragsrecht oder dem UWG ergeben.

Anbieter prüfen: Checkliste nach § 62a StBerG

Die Liste folgt § 62a StBerG und den Prüfpunkten der BStBK.

• Erforderlichkeit: Braucht der Dienst Mandantengeheimnisse, oder reichen anonymisierte Daten (Abs. 1)?
• Auswahl: Halten Sie fest, warum Sie diesen Anbieter sorgfältig ausgewählt haben (Abs. 2).
• Vertrag in Textform: Er verpflichtet den Anbieter zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die Strafbarkeit. Der Anbieter verschafft sich nur die Kenntnisse, die der Vertrag erfordert (Abs. 3 Nr. 1 und 2).
• Unterauftragnehmer: Der Vertrag legt fest, ob der Anbieter weitere Personen einsetzen darf. Diese verpflichtet er in Textform zur Verschwiegenheit (Abs. 3 Nr. 3).
• Ausland: Wo verarbeitet der Anbieter die Daten? Im Ausland muss der Geheimnisschutz grundsätzlich dem inländischen vergleichbar sein (Abs. 4).
• Einzelmandat: Liegt die Einwilligung des Mandanten vor, wenn der Dienst unmittelbar einem Mandat dient (Abs. 5)?
• Datenschutz: Die Auftragsverarbeitung ist geklärt, siehe Abschnitt Datenschutz.
• Training und Speicherung: Nutzt der Anbieter Eingaben zum Training? Speichert er Fragen und Antworten?
• Haftung und Quellen: Laut BStBK schließen Anbieter die Haftung oft weitgehend aus. Prüfen Sie die Bedingungen und ob das Tool Quellen nennt.
• Testphase: Testen Sie vor dem Einsatz mit unverfänglichen Daten.

Ist die Einhaltung der Vorgaben nicht mehr gewährleistet, beenden Sie die Zusammenarbeit unverzüglich (§ 62a Abs. 2 Satz 2 StBerG).

KI in der Kanzlei einführen: fünf Schritte

Die Schritte sind ein Vorschlag nach der BStBK-FAQ, keine gesetzliche Liste.

1. Prozess wählen: Bewerten Sie jede Idee nach Nutzen und Aufwand. Legen Sie vorher Kennzahlen fest, etwa Zeit pro Vorgang oder Fehlerquote.
2. Klein starten: Beginnen Sie mit Pilotfällen ohne Mandantendaten, etwa internen Textentwürfen.
3. Regeln festlegen: Eine interne KI-Richtlinie regelt erlaubte Tools, erlaubte Daten und die Prüfung der Ergebnisse. Ein Muster bietet der Ratgeber KI-Richtlinie für Unternehmen.
4. Team schulen: Vermitteln Sie Funktionsweise, Grenzen und typische Fehler der Tools. Das dient Art. 4 KI-Verordnung und der Fortbildungspflicht.
5. Dokumentieren und prüfen: Führen Sie ein KI-Verzeichnis mit Tool, Zweck, Datenart und zuständiger Person. Die BStBK rät, es regelmäßig zu aktualisieren, etwa quartalsweise.

Förderung für Kanzleien

Prüfen Sie vor jedem Antrag, ob das Programm Freie Berufe und beratende Berufe zulässt (Stand: Oktober 2026).

• BAFA: Die Förderung von Unternehmensberatungen schließt Unternehmen und Freiberufler aus, die in der Steuerberatung, als Rechtsanwalt, Notar, Wirtschaftsprüfer oder in ähnlicher Weise beratend tätig sind. Das gilt unabhängig vom Beratungsbedarf (Nr. 3.2 der Richtlinie). Die Richtlinie gilt für Anträge bis 31.12.2026 (Nr. 8).
• KfW ERP-Förderkredit Digitalisierung: ein zinsgünstiger Kredit, auch für Freiberufler. Finanzierbar sind Hard- und Software samt Beraterkosten. KI-Vorhaben zählen zur Stufe 3, wenn die KI eine wesentliche Rolle für das Ziel des Vorhabens spielt und unternehmensinterne Daten nutzt. Standardsoftware mit integrierten KI-Tools zählt nicht. Den Antrag stellen Sie vor Beginn bei einem Finanzierungspartner.
• Hamburg Digital Check: Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen und freie Berufe mit Betriebsstätte in Hamburg. Gefördert wird Beratung zu Informationssicherheit und digitalem Wandel; KI nennt die Richtlinie nicht ausdrücklich. Der Zuschuss beträgt bis zu 50 Prozent, höchstens 7.500 Euro. Vollständige Anträge müssen bis 16.11.2026 vorliegen, die Richtlinie gilt bis 31.12.2026. Sind die Mittel früher vergeben, endet sie früher.

Alle Programme finden Sie unter Förderprogramme, eine Einordnung im Ratgeber KI-Förderung 2026.

Berater für Kanzleien finden

Externe Hilfe lohnt sich, wenn Sie KI in Kanzleiprozesse einbinden oder eine KI-Richtlinie aufsetzen wollen. Firmen mit diesem Branchenfokus zeigt die Seite Kanzleien & Steuerberatung. Für Richtlinie und KI-Verordnung passt KI-Governance und AI Act, für Abläufe wie den Belegeingang KI-Automatisierung und KI-Agenten. Fragen Sie jede Firma, wie sie § 62a StBerG umsetzt und ob sie eigene Software verkauft. Weitere Fragen bietet der Ratgeber KI-Berater finden.

Häufige Fragen zu KI in der Steuerberatung

Darf ein Steuerberater KI nutzen?

Ja. Laut BStBK ist KI in der Steuerberatung zulässig, eine Pflicht zur Nutzung gibt es nicht. Der Steuerberater bleibt für jedes Ergebnis verantwortlich, denn er übt seinen Beruf eigenverantwortlich und gewissenhaft aus (§ 57 Abs. 1 StBerG). Mandantengeheimnisse darf ein KI-Anbieter nur unter den Bedingungen von § 62a StBerG erhalten.

Darf ich Mandantendaten in ChatGPT eingeben?

Laut BStBK dürfen ohne Einwilligung des Mandanten und ohne Vertrag nach § 62a StBerG keine Angaben in frei zugängliche KI-Dienste, die Rückschlüsse auf Mandanten zulassen. Nach § 62a StBerG darf der Anbieter Zugang erhalten, soweit die Dienstleistung das erfordert. Dazu muss die Kanzlei ihn sorgfältig auswählen und in einem Vertrag in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten; im Ausland muss der Geheimnisschutz grundsätzlich vergleichbar sein. Dient der Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat, muss der Mandant zusätzlich einwilligen. Sonst anonymisieren oder pseudonymisieren Sie die Daten, und die DSGVO gilt in jedem Fall zusätzlich.

Werden Steuerberater durch KI ersetzt?

Das Gesetz setzt dafür Grenzen. Geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen dürfen nur befugte Personen und Gesellschaften leisten, etwa Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer (§§ 2, 3 und 5 StBerG). Gemeint ist jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, die eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Die BStBK erwartet, dass KI mehr Routineaufgaben übernimmt, komplexe Fragen und persönliche Beratung aber beim Steuerberater bleiben.

Haftet der Steuerberater für Fehler der KI?

Ja. Laut BStBK muss der Steuerberater KI-Ergebnisse auf fachliche Richtigkeit prüfen und haftet gegenüber dem Mandanten für Fehler. Nach Einschätzung der BStBK deckt die Berufshaftpflichtversicherung KI-bedingte Fehler in der Regel. Entscheidend sind aber die Versicherungsbedingungen, fragen Sie im Zweifel Ihren Versicherer.

Muss die Kanzlei Mandanten über den KI-Einsatz informieren?

Eine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht besteht derzeit nicht, so die BStBK für Steuerberater und die BRAK für Rechtsanwälte. Fließen personenbezogene Mandantendaten an einen KI-Dienst, verlangt der Datenschutz aber eine Information, etwa in der Datenschutzerklärung. Weitere Pflichten können sich laut BStBK und BRAK aus dem Vertragsrecht oder dem UWG ergeben. Ein Chatbot für Mandanten muss sich spätestens beim ersten Kontakt als KI zu erkennen geben, außer das ist offensichtlich (Art. 50 KI-Verordnung).

Gibt es Förderung für KI in der Steuerkanzlei?

Ja, aber nicht über das BAFA (Stand: Oktober 2026):

• BAFA: Die Förderung von Unternehmensberatungen schließt Steuerberater, Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer und ähnlich beratende Berufe unabhängig vom Beratungsbedarf aus.
• KfW: Den ERP-Förderkredit Digitalisierung können auch Freiberufler beantragen. KI-Vorhaben zählen zur Stufe 3, wenn die KI eine wesentliche Rolle für das Ziel des Vorhabens spielt und unternehmensinterne Daten nutzt. Standardsoftware mit integrierten KI-Tools zählt nicht.
• Hamburg Digital Check: Freie Berufe mit Betriebsstätte in Hamburg sind antragsberechtigt, für Beratung zu Informationssicherheit und digitalem Wandel. Vollständige Anträge müssen bis 16.11.2026 vorliegen, sofern die Mittel reichen. Die Richtlinie gilt bis 31.12.2026.

Wie viele Steuerberatungskanzleien gibt es in Deutschland?

Laut Berufsstatistik der BStBK gab es am 1. Januar 2026 53.932 Steuerberaterpraxen ohne weitere Beratungsstellen. Davon waren 36.167 Einzelpraxen, 15.232 anerkannte und 2.533 nicht anerkennungspflichtige Berufsausübungsgesellschaften. Zu den Einzelpraxen zählen 8.569 Praxen von Syndikus-Steuerberatern. Die Zahl der Steuerberaterinnen und Steuerberater lag bei 89.549.

Hinweis: Dieser Ratgeber beschreibt den Stand vom 20.10.2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Wir prüfen ihn spätestens am 04.01.2027 erneut.