KI-Berater finden: Checkliste für KMU

Eine gute KI-Beratung beginnt mit einer guten Auswahl. Diese Checkliste hilft Ihnen, Angebote zu vergleichen und Fehlgriffe zu vermeiden. Sie ist eine redaktionelle Orientierung und keine Rechtsberatung. Bei rechtlichen Fragen ziehen Sie bitte eine Anwältin oder einen Anwalt hinzu.

1. Klären Sie zuerst Ihr Ziel

Bevor Sie Firmen ansprechen, beantworten Sie intern diese Fragen:

• Welches Problem soll KI lösen? Nennen Sie einen konkreten Ablauf, zum Beispiel Angebotserstellung oder Kundenanfragen.
• Wer arbeitet heute an diesem Ablauf, und wie viel Zeit kostet er?
• Welche Daten gibt es dazu, und wo liegen sie?
• Brauchen Sie eine Strategie, eine fertige Lösung oder eine Schulung?
• Welches Budget und welcher Zeitraum sind realistisch?

Mit diesen Antworten bekommen Sie vergleichbare Angebote. Ohne sie vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Wie Sie Ziele und erste Anwendungsfälle festlegen, zeigt der Ratgeber KI im Unternehmen einführen.

2. Fragen Sie jede Firma das Gleiche

Stellen Sie allen Anbietern dieselben Fragen. So sehen Sie Unterschiede schneller.

• Welche vergleichbaren Projekte haben Sie umgesetzt? In welcher Branche?
• Wer arbeitet konkret an unserem Projekt? Arbeiten Sie mit Subunternehmen oder freien Mitarbeitenden?
• Beraten Sie herstellerneutral, oder verkaufen Sie eigene Software oder Lizenzen?
• Welche Ergebnisse bekommen wir am Ende, zum Beispiel einen Bericht, einen Prototyp oder eine laufende Lösung?
• Wie messen wir, ob das Projekt sein Ziel erreicht?
• Welche laufenden Kosten entstehen nach dem Projekt?
• Wer betreut die Lösung nach dem Start?

3. Prüfen Sie Referenzen

• Bitten Sie um zwei oder drei Referenzprojekte mit ähnlichem Umfang.
• Fragen Sie, ob Sie mit einem Referenzkunden sprechen können.
• Lassen Sie sich eine Lösung live zeigen, nicht nur Folien.
• Achten Sie darauf, ob die Personen aus der Referenz auch in Ihrem Projekt arbeiten.

Im Verzeichnis der KI-Berater stammt jede Angabe von der Website oder dem Impressum der Firma. Bewertungen von anderen Seiten übernehmen wir nicht. Wie wir prüfen, erklärt die Methodik.

4. Achten Sie auf Warnsignale

Diese Punkte sind kein Beweis für ein schlechtes Angebot. Sie sind aber ein Grund, genauer nachzufragen.

• Die Firma verspricht feste Einsparungen, bevor sie Ihre Abläufe kennt.
• Es gibt kein schriftliches Angebot mit klaren Leistungen.
• Sie sollen schnell unterschreiben, etwa wegen einer angeblich knappen Frist.
• Die Firma sagt eine Förderung fest zu. Über eine Förderung entscheidet nur die Förderstelle.
• Die Beratung führt immer zum eigenen Produkt der Firma.
• Die Firma kann nicht sagen, wo Ihre Daten verarbeitet werden.
• Eine Schulung wird als „Pflichtzertifikat“ verkauft. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt kein Zertifikat. Mehr dazu im Ratgeber KI-Schulungspflicht nach dem AI Act.

5. Datenschutz klären

Oft verarbeitet die Beratungsfirma personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Dann gilt Artikel 28 DSGVO. Sie dürfen nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für den Datenschutz bieten. Grundlage ist in der Regel ein Vertrag mit festgelegten Inhalten.

Fragen Sie deshalb:

• Bekommen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
• Welche Tools und Sprachmodelle setzen Sie ein?
• Welche weiteren Dienstleister verarbeiten unsere Daten, und in welchen Ländern?
• Werden unsere Eingaben zum Training fremder Modelle genutzt?
• Wie geben Sie unsere Daten am Ende zurück, und wie löschen Sie sie?

6. Klären Sie die Rollen nach dem AI Act

Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 unterscheidet Rollen. Zwei sind für KMU wichtig:

• Anbieter entwickeln ein KI-System oder lassen es entwickeln. Sie bringen es unter eigenem Namen in Verkehr oder nehmen es so in Betrieb.
• Betreiber verwenden ein KI-System in eigener Verantwortung. Private, nicht berufliche Nutzung zählt nicht dazu.

Nutzen Sie ein fertiges Tool im Betrieb, sind Sie in der Regel Betreiber. Lassen Sie eine Lösung bauen und setzen sie unter Ihrem Namen ein, kann Ihr Unternehmen Anbieter sein. Bei Hochrisiko-KI-Systemen regelt Artikel 25, wann ein Betreiber als Anbieter gilt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn er das System mit seinem Namen versieht oder wesentlich verändert. Diese Regeln gelten nach dem geänderten Artikel 113 erst ab dem 2. Dezember 2027 oder ab dem 2. August 2028, je nach Art des Systems.

Fragen Sie die Beratungsfirma:

• Wer ist bei der geplanten Lösung Anbieter, wer Betreiber?
• Fällt die Lösung in eine Hochrisiko-Kategorie? Wie begründen Sie das?
• Wie unterstützen Sie uns bei der KI-Kompetenz unserer Mitarbeitenden?

Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. So steht es in Artikel 4 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744.

7. Prüfen Sie, ob die Förderung passt

Förderprogramme stellen Bedingungen an die Beratungsfirma. Prüfen Sie diese vor dem Auftrag.

• BAFA: Die Beratungsfirma muss beim BAFA registriert sein. Gefördert wird nur Einzelberatung, keine Seminare oder Workshops. Beratung, die auf den Kauf von Waren oder Leistungen der Firma selbst zielt, ist ausgeschlossen. Details: BAFA-Förderung.
• INQA-Coaching: Nur autorisierte INQA-Coaches dürfen coachen. Unteraufträge sind nicht erlaubt. Details: INQA-Coaching.
• Landesprogramme: Viele verlangen den Antrag vor Beginn. Bei MID – Digitale Prozesse in NRW darf die Beratungsfirma keine Unteraufträge vergeben. In Schleswig-Holstein (DKU) erkennt die WTSH Kosten von Anbietern nicht an, die am Antrag mitgewirkt haben.

Der Atlas zeigt, woher eine Förderangabe stammt. „Laut eigener Angabe“ heißt: Die Firma nennt das Programm selbst. „Laut Liste des Programms“ heißt: Die Firma steht in einer Liste des Programms. Eine eigene Angabe ist kein Nachweis. Bitten Sie im Zweifel um einen Beleg. Alle Programme finden Sie unter Förderprogramme.

8. Regeln Sie das Wichtigste im Vertrag

Ein Vertrag schützt beide Seiten. Achten Sie mindestens auf diese Punkte:

• Leistungsbeschreibung mit Ergebnissen und Zeitplan
• Preis, Zahlungsplan und Umgang mit Mehraufwand
• Abnahme: Wann gilt eine Leistung als erbracht?
• Rechte an Ergebnissen, etwa an Code, Konfigurationen und Prompts
• Zugänge und Konten: Laufen Tools auf Ihren Namen oder auf den der Firma?
• Laufzeit und Kündigung von Wartung und Lizenzen
• Rückgabe und Löschung von Daten am Projektende

Lassen Sie größere Verträge bei Bedarf rechtlich prüfen.

Die Checkliste in Kürze

• Ziel, Ablauf und Daten intern geklärt
• Allen Anbietern dieselben Fragen gestellt
• Referenzen geprüft und eine Lösung live gesehen
• Warnsignale nachgefragt
• Datenschutz und Auftragsverarbeitung geklärt
• Rollen nach dem AI Act besprochen
• Förderbedingungen vor dem Auftrag geprüft
• Vertrag mit Ergebnissen, Rechten und Datenrückgabe

Passende Firmen finden Sie im Verzeichnis der KI-Berater oder nach Bundesland, zum Beispiel KI-Beratung in Bayern. Wie Sie Kosten einordnen, zeigt der Ratgeber Was kostet KI-Beratung?.