Was kostet KI im Unternehmen? Lizenzen, Token, Projekte und Betrieb

KI kostet ein Unternehmen Geld in drei Blöcken: Lizenzen pro Nutzer, Gebühren nach Verbrauch und einmalige Projektkosten. Die vier Business-Tarife für KI-Assistenten in unserer Tabelle kosten laut den Preisseiten der Anbieter 13,60 bis 21,84 Euro pro Nutzer und Monat, je nach Tarif und Laufzeit (Stand: 20.10.2026). Bei Microsoft kommt der Microsoft-365-Tarif dazu. Dieser Ratgeber zeigt die Preise mit Prüfdatum und erklärt Token-Kosten an einem Rechenbeispiel. Er nennt die Kostentreiber von KI-Projekten, versteckte Kosten, eine einfache ROI-Rechnung und Förderprogramme. Wir empfehlen kein Produkt, und Preise von Beratungsfirmen nennt der KI-Beratungsatlas nicht.

Kurz zusammengefasst

• Drei Kostenblöcke: Lizenzen pro Nutzer und Monat, Gebühren nach Verbrauch (etwa je Token) und einmalige Projektkosten. Dazu kommen Schulung, Datenarbeit, Wartung und interne Zeit.
• Lizenzen (Stand: 20.10.2026): Die Business-Tarife von Microsoft, Google, OpenAI und Anthropic in unserer Tabelle kosten 13,60 bis 21,84 Euro pro Nutzer und Monat, je nach Laufzeit. Microsoft 365 Copilot Business setzt einen berechtigten Microsoft-365-Business-Tarif voraus, der extra kostet.
• Token: Bei Nutzung über eine Schnittstelle (API) zahlen Sie nach Textmenge. Eingabe- und Ausgabe-Token können unterschiedliche Preise haben.
• Projekte: Für Chatbots, Automatisierungen, KI-Agenten und Datenprojekte gibt es keine Preisliste. Den Preis bestimmen Datenlage, Schnittstellen, Tests und Betrieb.
• Schulung einplanen: Nutzt Ihr Team KI beruflich, verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung Maßnahmen für die KI-Kompetenz. Ein Zertifikat schreibt er nicht vor.
• Förderung (Stand: Oktober 2026): Das BAFA bezuschusst eine Einzelberatung durch beim BAFA registrierte Berater mit höchstens 1.750 oder 2.800 Euro, je nach Region, für Anträge bis 31.12.2026. Der Digitalbonus.Bayern fördert bei kleinen gewerblichen Unternehmen in Bayern auch KI-Projekte, aber keine Standard-Software wie herkömmliche Bürosoftware.

Woraus sich KI-Kosten zusammensetzen

Die Tabelle ordnet die Kosten, ohne Preise.

Was eine Beratung kostet und welche Tagessätze Förderprogramme anerkennen, erklärt der Ratgeber Was kostet KI-Beratung?.

KI-Lizenzen im Vergleich: Business-Tarife von vier Anbietern

Die Tabelle zeigt je Anbieter einen Business-Tarif für kleine und mittlere Teams, laut den deutschen Preisseiten der Anbieter. Die Reihenfolge ist alphabetisch und keine Rangfolge.

So lesen Sie die Tabelle:

• Google rechnet alle Tarife monatlich ab. Business Starter kostet 6,80 Euro mit Jahresvertrag oder 8,10 Euro flexibel. Den KI-Assistenten Gemini nennt Google dort nur für Gmail. Starter, Standard und Plus gelten für höchstens 300 Nutzer.
• Microsoft nennt für Jahresabonnements im ersten Jahr einen Aktionspreis von 15,60 Euro, für Abschlüsse vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026.
• OpenAI nennt 21 Euro pro Monat, sagt aber nicht, für welche Laufzeit und ob mit oder ohne Steuern. Daneben stehen 20 US-Dollar bei jährlicher und 25 US-Dollar bei monatlicher Abrechnung.

Prüfen Sie den Preis vor dem Kauf auf der Seite des Anbieters. Testen Sie ein Tool zuerst mit einer kleinen Gruppe und echten Aufgaben.

Token- und API-Kosten einfach erklärt

Wer KI über eine Schnittstelle in eigene Software einbindet, zahlt oft nach Token. Ein Token ist ein kleines Textstück. Laut OpenAI kann es ein Zeichen, ein Wortteil, ein ganzes Wort oder ein Satzzeichen sein. Die Zahl der Token hängt von Modell und Sprache ab und entspricht nicht der Zahl der Wörter. Für englischen Text nennt OpenAI als grobe Schätzung etwa vier Zeichen je Token, für andere Sprachen kann das Verhältnis abweichen.

Abgerechnet werden mehrere Arten von Token:

• Eingabe-Token: alles, was Sie dem Modell in einer Anfrage schicken, also Frage, Anweisungen und mitgeschickte Texte.
• Ausgabe-Token: alles, was das Modell erzeugt.
• Reasoning-Token: Modelle, die vor der Antwort intern Zwischenschritte rechnen, verbrauchen dafür Token. Laut OpenAI zählen sie als Ausgabe-Token, auch wenn Sie sie nicht sehen.
• Zwischengespeicherte Eingabe-Token: Wiederverwendete Eingaben können einen anderen Preis haben.

Der Preis hängt vom Modell und von der Token-Art ab. Laut OpenAI führt ein niedrigerer Preis pro Million Token nicht unbedingt zu niedrigeren Gesamtkosten, weil Modelle unterschiedlich viele Token verbrauchen.

Die Formel für einen Monat:

1. Eingabe-Token im Monat ÷ 1.000.000 × Preis je Million Eingabe-Token
2. Ausgabe-Token im Monat ÷ 1.000.000 × Preis je Million Ausgabe-Token
3. Kosten im Monat = Ergebnis 1 plus Ergebnis 2

Rechenbeispiel: KI beantwortet Kundenanfragen

Alle Zahlen in diesem Beispiel sind Annahmen. Die Preise sind keine Preise eines Anbieters.

• 2.000 Anfragen im Monat
• je Anfrage 1.500 Eingabe-Token (Frage, Anweisungen, Auszug aus der Wissensbasis) und 400 Ausgabe-Token
• angenommener Preis: 2 Euro je Million Eingabe-Token und 8 Euro je Million Ausgabe-Token

Eingabe: 2.000 × 1.500 = 3 Millionen Token, also 3 × 2 Euro = 6,00 Euro. Ausgabe: 2.000 × 400 = 0,8 Millionen Token, also 0,8 × 8 Euro = 6,40 Euro. Zusammen sind das 12,40 Euro im Monat.

Ein KI-Agent kann das Modell für eine Aufgabe mehrmals aufrufen. Jeder Aufruf zählt mit seinen eigenen Eingabe-Token. Annahme: weiter 2.000 Anfragen im Monat, aber 5 Aufrufe je Anfrage, je Aufruf 4.000 Eingabe-Token und 400 Ausgabe-Token. Dann fallen 40 Millionen Eingabe-Token (80 Euro) und 4 Millionen Ausgabe-Token (32 Euro) an. Das sind 112 Euro im Monat, rund neunmal so viel.

Projektkosten nach Typ

Preisspannen für KI-Projekte nennen wir nicht, weil wir dafür keine neutrale Primärquelle gefunden haben. Die Tabelle zeigt, was den Preis treibt.

Laut dem Handbuch Künstliche Intelligenz von Mittelstand-Digital müssen Sie fehlende Daten erst erfassen, etwa mit zusätzlicher Sensorik, und danach bereinigen. Kosten entstehen nicht nur bei Entwicklung und Einführung, denn die KI-Lösung braucht laufende Betreuung und Anpassung. Wer die Skalierbarkeit von Anfang an mitdenkt, senkt laut Handbuch die Folgekosten.

Auch Zeit kostet Geld: Für Unternehmen mit niedrigem Digitalisierungsgrad und ohne KI-Erfahrung nennt die Plattform Lernende Systeme für das erste Datenprodukt etwa sechs bis zwölf Monate. Mehr zu Prozessen und Agenten lesen Sie in den Ratgebern KI-Automatisierung im Mittelstand und Agentische KI.

Versteckte Kosten: was in die Kalkulation gehört

Diese Punkte gehören schon in die erste Kalkulation:

• Schulung und KI-Kompetenz: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen (Artikel 4 KI-Verordnung, AI Act, Fassung seit 27. Juli 2026). Betreiber ist auch ein Unternehmen, das ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt (Artikel 3 Nummer 4). Details im Ratgeber KI-Schulungspflicht nach dem AI Act, Anbieter unter KI-Schulung für Unternehmen.
• Daten und Wartung: Daten zusammenführen, bereinigen und aktuell halten. Modelle, Anweisungen und Schnittstellen brauchen auch nach dem Start Pflege.
• Datenschutz: Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, gilt Artikel 28 DSGVO. Grundlage ist in der Regel ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO. Hat die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Personen, ist vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig (Artikel 35 Absatz 1). Mehr im Ratgeber KI und Datenschutz.
• Grundtarif und Zusatzkosten: Prüfen Sie, ob die KI-Lizenz einen anderen Tarif voraussetzt. Bei Microsoft etwa kosten erweiterte Funktionen zusätzlich zur Lizenz nach Nutzung. Administratoren können dafür Grenzen setzen.
• Interne Zeit: Projektleitung, Tests, Freigaben, Stichproben und Ausnahmen kosten Arbeitszeit Ihres Teams.

ROI berechnen: einfache Formel und Beispiel

ROI (Return on Investment) zeigt, ob sich eine Ausgabe lohnt. Das Handbuch von Mittelstand-Digital empfiehlt vor der Wahl zwischen Eigenentwicklung und Kauf eine Kosten- und Umsatzabschätzung, etwa mit ROI, Amortisationsrechnung oder Kapitalwertmethode.

Die einfache Formel: ROI in Prozent = (Nutzen minus Kosten) ÷ Kosten × 100.

Rechenbeispiel ROI: Alle Zahlen sind Annahmen für einen Betrieb mit 10 Nutzern im ersten Jahr.

ROI = (18.000 − 6.600) ÷ 6.600 × 100 = rund 173 Prozent. Die Kosten wären nach rund 4,4 Monaten wieder eingespielt (6.600 Euro ÷ 1.500 Euro Nutzen pro Monat, also 18.000 Euro ÷ 12 Monate).

Spart jede Person nur 15 Minuten pro Woche, sinkt der Nutzen auf 4.500 Euro. Dann liegt der ROI bei rund minus 32 Prozent. Die Zeitersparnis entscheidet also über das Ergebnis. Messen Sie sie deshalb vor und während eines Pilots. Gesparte Zeit zählt nur, wenn Ihr Team sie sinnvoll nutzt.

Förderung, die einen Teil der Kosten senkt

Förderprogramme senken vor allem Beratungs- und Projektkosten. Die Angaben stammen aus Richtlinien und Programmseiten (Stand: Oktober 2026). Bei allen vier Programmen dieser Liste stellen Sie den Antrag, bevor Sie den Auftrag vergeben oder das Vorhaben beginnen.

• BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen: Je nach Region 50 oder 80 Prozent von höchstens 3.500 Euro Beratungskosten, also höchstens 1.750 oder 2.800 Euro. Förderfähig sind Honorar, Auslagen und Reisekosten des Beraters ohne Umsatzsteuer. Gefördert wird nur Einzelberatung durch beim BAFA registrierte Berater, für Anträge bis 31.12.2026. Ausgeschlossen ist Beratung, die auf den Kauf von Waren oder Dienstleistungen des Beraters zielt. Beginnen Sie erst nach dem Informationsschreiben der Leitstelle, denn schon der Beratungsvertrag zählt als Beginn.
• Digitalbonus.Bayern: für kleine gewerbliche Unternehmen mit Betriebsstätte in Bayern, unter 50 Beschäftigten und mit höchstens 10 Mio. Euro Umsatz oder Bilanzsumme. Bis zu 50 Prozent, im Standard bis 7.500 Euro, im Digitalbonus Plus bis 30.000 Euro. KI nennt das Programm als Beispiel für Plus. Nicht gefördert werden Standard-Software wie herkömmliche Bürosoftware, Lizenzkosten für mehr als 18 Monate und Maßnahmen mit förderfähigen Ausgaben unter 4.000 Euro. Schon ein erteilter Auftrag gilt als Beginn, und begonnene Maßnahmen fördert das Programm nicht. Ob eine KI-Lizenz als Standard-Software gilt, klären Sie vorher mit der Bezirksregierung.
• KI-Richtlinie Mecklenburg-Vorpommern: 50 Prozent, höchstens 50.000 Euro je Vorhaben, für Hard- und Software. Das Vorhaben muss überwiegend selbstlernende KI einsetzen. Antragsberechtigt sind KMU der gewerblichen Wirtschaft mit bis zu 100 Beschäftigten und Betriebsstätte in Mecklenburg-Vorpommern. Die förderfähigen Ausgaben müssen 15.000 Euro (bis 50 Beschäftigte) oder 20.000 Euro (über 50 Beschäftigte) übersteigen.
• KfW ERP-Förderkredit Digitalisierung: ein Kredit. In Stufe 1 finanziert er für KMU nach dem KfW-Digitalisierungs-Check auch Service- und Lizenzgebühren, ohne Zuschuss. KI-Vorhaben zählen zur Stufe 3, wenn die KI eine wesentliche Rolle für das Ziel des Vorhabens spielt und unternehmensinterne Daten nutzt. Standardsoftware mit integrierten KI-Tools zählt nicht. In Stufe 3 gibt es 5 Prozent Zuschuss auf den ausgezahlten Kredit, höchstens 200.000 Euro.

Welche Regionen 80 Prozent erhalten und welche Tagessätze weitere Programme anerkennen, zeigt der Ratgeber Was kostet KI-Beratung?. Alle Programme finden Sie unter Förderprogramme und im Ratgeber KI-Förderung 2026. Kostenfreie Angebote öffentlicher Stellen zeigt die Seite Kostenlose KI-Beratung.

Wann eine Lizenz reicht und wann Sie einen Berater brauchen

Die folgende Einordnung ist unsere redaktionelle Einschätzung, keine feste Regel.

Eine Lizenz mit Einweisung reicht oft, wenn:

• Ihr Team Texte entwirft, zusammenfasst oder übersetzt,
• das Tool in Ihre vorhandene Office-Software passt,
• keine Schnittstellen zu Ihren Fachsystemen nötig sind,
• klare Regeln festlegen, welche Daten hineindürfen.

Externe Hilfe lohnt sich eher, wenn:

• die KI auf Daten aus mehreren eigenen Systemen zugreifen soll,
• Kunden direkt mit der KI sprechen, etwa über einen Chatbot,
• die KI Vorgänge selbst ausführt oder über Personen mitentscheidet,
• Sie keinen klaren Anwendungsfall haben und Prioritäten setzen müssen.

Laut Plattform Lernende Systeme können fertige KI-Dienste („KI-as-a-Service“) sinnvoll sein, weil sie weniger Investitionen und eigenes Know-how erfordern. Eine Bewertung kann auch zeigen, dass ein Ziel ohne KI erreichbar ist.

Firmen für Einführung und Anbindung finden Sie unter KI-Implementierung & Softwareentwicklung, alle Firmen im Verzeichnis der KI-Berater und nach Bundesland unter KI-Beratung nach Region. Fragen für das Erstgespräch bietet der Ratgeber KI-Berater finden. Lassen Sie laufende Kosten im Angebot getrennt ausweisen.

Häufige Fragen zu KI-Kosten

Was kostet KI im Unternehmen?

Je ein Business-Tarif für KI-Assistenten von Anthropic, Google, Microsoft und OpenAI kostet laut Anbieterseiten 13,60 bis 21,84 Euro pro Nutzer und Monat, je nach Tarif und Laufzeit (Stand: 20.10.2026). Bei Microsoft kommt ein berechtigter Microsoft-365-Tarif dazu. Für Projekte wie Chatbots oder Automatisierungen gibt es keine Preisliste. Dazu kommen Schulung, Wartung und interne Zeit.

Was kostet KI im Monat?

Bei einer Lizenz zahlen Sie einen festen Betrag pro Nutzer und Monat. Bei den Business-Tarifen von Anthropic, Google, Microsoft und OpenAI ist die jährliche Abrechnung laut Preisseite günstiger als die monatliche, bei OpenAI nur in US-Dollar angegeben (Stand: 20.10.2026). Bei Nutzung über eine Schnittstelle zahlen Sie nach Verbrauch, also nach Eingabe- und Ausgabe-Token. In unserem Rechenbeispiel kosten 2.000 Anfragen 12,40 Euro im Monat. Die Annahmen dafür: je Anfrage 1.500 Eingabe- und 400 Ausgabe-Token, 2 Euro je Million Eingabe-Token und 8 Euro je Million Ausgabe-Token. Ruft ein KI-Agent das Modell je Anfrage mehrmals auf, steigen die Kosten stark.

Was kostet Microsoft 365 Copilot für Unternehmen?

Microsoft 365 Copilot Business kostet laut Microsoft 18,20 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung und 21,84 Euro im Monatsabonnement, jeweils zuzüglich MwSt. (Stand: 20.10.2026). Für Jahresabonnements, die vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026 abgeschlossen werden, nennt Microsoft im ersten Jahr 15,60 Euro. Die Lizenz gibt es nur zu einem berechtigten Microsoft-365-Business-Tarif, der extra kostet. Einige erweiterte Funktionen rechnet Microsoft zusätzlich nach Nutzung ab.

Ist Microsoft Copilot kostenlos?

Teilweise. Laut Microsoft ist Copilot Chat ohne zusätzliche Kosten mit berechtigten Microsoft-365-Plänen verfügbar (Stand: 20.10.2026). Selbst erstellte Agenten in Copilot Chat rechnet Microsoft nach Nutzung ab. Für Copilot in Word, Excel, PowerPoint und Teams brauchen Sie eine Copilot-Lizenz oder einen Microsoft-365-Tarif mit Copilot.

Wie berechnet man KI-Token-Kosten?

Teilen Sie die Eingabe-Token durch eine Million und multiplizieren Sie mit dem Preis je Million Eingabe-Token. Rechnen Sie für die Ausgabe-Token genauso, und addieren Sie beide Werte. Laut OpenAI zählen interne Reasoning-Token als Ausgabe-Token, und zwischengespeicherte Eingaben können einen anderen Preis haben. Ein niedriger Preis je Token heißt nicht automatisch niedrige Gesamtkosten, deshalb testen Sie mit echten Aufgaben.

Welches KI-Abo lohnt sich für Unternehmen?

Eine allgemeine Antwort gibt es nicht, und wir empfehlen kein Produkt. Wichtig sind Ihre vorhandene Office-Software, die Daten, die ins Tool sollen, die Zahl der Nutzer und Funktionen, die nach Verbrauch zusätzlich kosten. Testen Sie das Tool zuerst mit einer kleinen Gruppe.

Gibt es Förderung für KI-Kosten?

Ja, vor allem für Beratung und Einführung. Das BAFA bezuschusst eine Einzelberatung durch registrierte Berater mit 50 oder 80 Prozent von höchstens 3.500 Euro, je nach Region, für Anträge bis 31.12.2026. Der Digitalbonus.Bayern gilt für kleine gewerbliche Unternehmen mit Betriebsstätte in Bayern, unter 50 Beschäftigten und mit höchstens 10 Mio. Euro Umsatz oder Bilanzsumme. Er zahlt bis zu 50 Prozent, im Standard bis 7.500 Euro und im Digitalbonus Plus bis 30.000 Euro. Standard-Software wie herkömmliche Bürosoftware fördert er nicht. Bei beiden Programmen stellen Sie den Antrag, bevor Sie den Auftrag vergeben (Stand: Oktober 2026).

Wann brauche ich einen KI-Berater statt nur einer Lizenz?

Für Texte entwerfen, zusammenfassen oder übersetzen reicht oft eine Lizenz mit Einweisung und klaren Regeln. Externe Hilfe lohnt sich eher, wenn die KI auf eigene Systeme zugreifen, mit Kunden sprechen oder Vorgänge selbst ausführen soll. Das ist unsere redaktionelle Einschätzung, keine feste Regel. Fehlt ein klarer Anwendungsfall, kann eine Beratung helfen, Prioritäten zu setzen.

Hinweis: Dieser Ratgeber beschreibt den Stand vom 20.10.2026. Preise und Förderbedingungen ändern sich oft. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Wir prüfen ihn spätestens am 04.01.2027 erneut.